Programma van Eisen

het behalen van de hieraan gelieerde doelstellingen.
Voor aanvang van een bouwproces stellen wij u als opdrachtgever dan ook altijd de vraag:

Wat wenst u qua huisvesting doel te bereiken en wanneer is dit voor u behaald ?”.

Door u als opdrachtgever op doortastende wijze te stimuleren bij het formuleren van het antwoord op deze vragen ontdekken we samen dat de doelstelling uiteindelijk concreter is geformuleerd zodat een doelgerichte aanpak bij het opstellen van een aansluitend Programma van Eisen (PvE) kan worden ontwikkeld.

Deze webpagina laat u zien waarom het PvE de basis is van ieder vastgoed vraagstuk. Het is in onze visie namelijk een primair onderdeel van de opdracht aan de ontwerpende adviseurs. In het PvE wordt antwoordt gegeven op wat de opdrachtgever ruimtelijk qua bouwvolume vraagt en hoe dit vervolgens technisch vormt dient te worden gegeven met hierbij het geformuleerde ambitieniveau. Tevens leggen we in het PvE vast welke voorschriften, richtlijnen, voorwaarden en normen er vervolgens van toepassing zijn en hoe “ruimten” zich onderling logistiek verhouden. Maar ook wat de specifieke technische eisen en bijbehorende afwerkingen per ruimte zijn.

Tenslotte geven wij u advies met betrekking tot het SMART maken van het PvE en wat uit de RKOB praktijk ervaring bijzondere PvE aandachtspunten zijn.

De noodzaak van een PvE.
Het opstellen van een PvE lijkt een tijdrovende klus die vaak door menig opdrachtgever als overbodig wordt ervaren. Niets is minder waar. Voor een PvE geldt juist ‘een goed begin is het halve werk’. Besteedt u te weinig aandacht (tijd) aan het opstellen van een eenduidig PvE dan kost u dit des te meer tijd (=geld) in de aansluitende ontwerpfasen. Dit omdat er PVE (detail) onderwerpen (nog) niet voldoende concreet en dus twijfelachtig zijn waardoor er miscommunicatie ontstaat tussen opdrachtgever en ontwerpende adviseurs. Vaak heeft dit als gevolg overschrijding(en) van de taakstellende meegegeven ontwerpkaders met weer als gevolg dat het ontwerp onnodig vaak bijgesteld moeten worden.

Daarnaast is het voor u zelf handig om een gestructureerd overzicht te krijgen van uw wensen, zodat u beter kunt aangeven wat u belangrijk vindt. Hierbij kunt u naast het stellen van eisen aan het ontwerp ook eisen opnemen aan het proces (de communicatie met de aannemer bijvoorbeeld) en het onderhoud na realisatie.

Als u de vraag: “Indien het voor u qua tijd en geld niet mogelijk is om het PVE in één keer eenduidig op te stellen, waar haalt u dan straks de tijd en het geld vandaan om dit later wel te doen?”, niet positief kan beantwoorden doet u er goed aan het PVE voor de start van de ontwerpfasen concreet te maken.

Het is aannemelijk dat het voor u belangrijk is om de tijd te nemen om het PvE zorgvuldig, volledig en eenduidig op te stellen.

Het bouwproces, vroeger.
Tot medio vorige eeuw was het gemiddelde bouwproces redelijk overzichtelijk. De architect was de Bouwmeester die alle kennis (integraal) in huis had. Hij overlegde met de opdrachtgever wat er gebouwd moest worden en maakte een integraal ontwerp voor het gevraagde project. Als PvE werd vaak een “standaard” onderlegger gebruikt welk gebaseerd was op ervarings-, en kengetallen Tijdens het ontwerpproces kristalliseerde dit PvE langzaam uit naar het gewenste ontwerp. De architect was vaak estheticus, constructeur, installatie adviseur en interieur ontwerper tegelijk. De architect stuurde de aannemer aan en pas tijdens de bouw werden de details bepaald. Dit ging veelal goed omdat de omvang van een bouwproject vaak bescheiden was en de toe te passen materialen beperkt. Ook de wet- en regelgeving was lang niet zo uitgebreid als thans het geval is. Tevens was het hieruit voortvloeiend meer- en minder werk vaak vooraf geraamd en meestal binnen de gestelde financiële kaders te houden.

Het bouwproces, hedendaags.
De omvang en de (technische / procesmatig) complexiteit van bouwprojecten zijn toegenomen. Tevens is de regelgeving de laatste jaren flink uitgebreid en op (duurzaamheid) vernieuwd. Een bouwproject is tegenwoordig een complexe opgave. Dit vooral wat betreft de toe te passen technische installaties, bouwfysica, functionaliteit en logistiek. De medio 2008 ontstane en tot heden nog steeds lopende kredietcrisis heeft met de daarbij bijhorende economische consequenties in de bouwadvieswereld een krachtige kaalslag te weeg gebracht. Een direct gevolg is dat het gemiddelde architecten-, en bouwadviesbureau flink in capaciteit en eigen kennis heeft moeten inboeten.
De architect/ bouwadviseur kan het werk veelal niet meer alleen aan en zijn er aanvullende (ontwerp) engineers nodig op het advies gebied van de complete technische installaties, bouwfysica, constructies en op het gebied van project(bouw)- en kostenmanagement. Te samen genoemd de adviseurs.
Deze adviseurs vormen tezamen weer het ontwerpteam. Dit eventueel aangevuld met experts op het gebied van bijvoorbeeld geotechniek, infra, duurzaamheid enzovoorts. De architect is in de ontwerpteam verworden tot de maker en coördinator van het complete ontwerp en heeft daarmee primair binnen het ontwerpteam een esthetische en het totale ontwerp (integraal) coördinerende adviesrol.
Om dit ontwerpteam procesmatig goed aan te sturen, is het van groot belang om een eenduidig en volledig PvE op te stellen, zodat voor iedere adviseur de uitgangspunten gelijk zijn en dus (kunnen) weten wat er van hen wordt verwacht en waarop hun resultaat getoetst wordt.

Doel van het Programma van Eisen.

Start document van het ontwerp.
Het PvE is het ontwerp uitgangspunt voor alle betrokken partijen, niet alleen voor de adviseurs maar ook voor de organisatie van de opdrachtgever. Het PvE is daarmee het ontwerp contractstuk tussen deze partijen.

Waarom is het verstandig een PvE investeringsraming op te stellen.
Het opstellen van het Programma van Eisen in de definitiefase van een project is vaak de belangrijkste stap in het bouwproces. In deze eerste stap worden beslissingen genomen die bepalend zijn voor de kosten en kwaliteit van dat project. Dat is tevens de fase waarin de opdrachtgever zijn ambities en doelstellingen vastlegt. Dit kan door het doorlopend van het in figuur 1 getoond PvE ontwikkelingsproces.

Aan de hand van het vastgestelde PvE wordt door de project / kostenmanager de bijbehorende stichtingskosten met een NEN 2631 investeringsraming en procesplanning opgesteld. Indien het PVE nog onvoldoende is uitgekristalliseerd wordt soms ook volstaan met het opstellen van een haalbaarheidsstudie. Het nalaten van de opstelling van een professionele PvE investeringsraming ontneemt u straks de sturingsmogelijkheid om het aspect Geld goed binnen vastgestelde financiële kaders te beheersen.

Toetsingskader.
Een ontwerp komt nooit ineens tot stand, maar doorloopt enkele bouwproces fasen. Na elke fase moet het ontwerp worden getoetst en wederom voor definitief in een fasedocument door de opdrachtgever vastgesteld worden . Aan de hand van het vastgestelde fasedocument wordt gecontroleerd of het ontwerp voldoet aan de oorspronkelijk vastgestelde PvE uitgangspunten.

In de visie van RKOB bouwmanagement moet het definitief vastgestelde PvE altijd volledig en eenduidig zijn. De reden hiervoor is dat interpretatieverschillen en discussie over de gevraagde huisvestings-prestaties voorkomen moeten worden. Hetzelfde geldt voor projecten waarbij de uitvoering in een vroeg stadium wordt aanbesteed, zoals dit vaak bij geïntrigeerde bouwcontracten of in bouwteams gebeurd. In dat geval is het vaak moeilijk om zonder de project GROTIK kaders (Geld, Risico’s, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) te verstoren het ontwerpproces tussentijds op voortschrijdend inzicht bij te sturen.

Sturingsmiddel.
De meeste opdrachtgevers houden budgettair rekening met de kosten van het project en wensen daarover zekerheid. Daarom wordt door RKOB Bouwmanagement veel nadruk gelegd op de beheersing van de gestelde management (Grotik) aspecten. Dit zonder de persoonlijke verhouding te verstoren. Belangrijk hierbij is dan wel dat deze Grotik aspecten goed omschreven worden in het PvE ,voor eenieder leidend zijn en daarmee de projectkaders waarop de betreffende projectmanager het volledige bouwproces aanstuurt.

Wie schrijft het Programma van Eisen.
Het Programma van Eisen is één van de contractstukken voor de ontwerpende partijen. Daarom dient de opdrachtgever dit document op te stellen en niet één van de te contracteren ontwerpende adviseurs. Het is van belang dat de opdrachtgever achter de inhoud van het PvE staat. Hij draagt immers de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming en sluit de contracten af. De ervaring en ondersteuning van een onafhankelijk deskundige is hierbij vaak onontbeerlijk.

Kennis en ervaring.
Voor het opstellen van het PvE is niet alleen kennis over de te huisvesten organisatie noodzakelijk, maar over de wet en regelgeving, de benodigde techniek, benodigde vaste inrichting et cetera. Dat betekent dat de inbreng van gebruikers die verstand hebben van de te huisvesten functies en van de bijbehorende (werk-)processen die er nu en in de toekomst plaatsvinden, essentieel is. Een (aangestelde) deskundig adviseur vult de inbreng van de gebruikers aan met de noodzakelijke nevenruimten en bouwkundige/installatietechnische aspecten.
Bij meer complexe projecten zullen meer deskundigen worden betrokken, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden, huisvestingsmodellen, technische gebouwinstallaties, vaste inrichting of bouwfysica. RKOB bouwmanagement is zeer ervaren in dit soort processen en kan u indien gewenst hierbij adviseren.
Wij stellen dan voor dit project op de noodzakelijke maar afgebakende onderdelen een werkgroep van deskundigen samen. Deze werkgroep heeft de vereiste kennis in huis om voor het betreffende onderdeel een integraal (sub) PvE op te stellen. Vervolgens zal onder aansturing van de aangestelde projectmanager het opgestelde (sub)PvE door de verantwoordelijk ontwerpende partijen integraal afgestemd worden met het totale PvE.
Hiermee wordt het te ontwikkelen totale PvE het product van een intensieve samenwerking tussen de RKOB projectmanager en de opdrachtgeversorganisatie / gebruikersgroepen. Onze ervaring leert dat door deze vorm van ontwikkeling en samenwerking de acceptatie van het PVE en daarmee het draagvlak van de eigen organisatie zeer positief wordt beïnvloedt.

Wat staat er in het PvE.
Het PvE voor een gebouw dient een omschrijving te bevatten van de organisatie van de opdrachtgever zodat de ontwerpende partijen zich al kunnen inleven in de ontwerpopdracht. Daarbij behoren ook de ambities van de opdrachtgever.
Hieronder staan de onderwerpen die in een Programma van Eisen moeten worden behandeld.

Wat is de ruimtebehoefte.
In het Programma van Eisen wordt de ruimtebehoefte bepaald met netto vierkante meters volgens NEN 2580. Dit komt globaal overeen met het A4-tje van de opdrachtgever. Hieraan worden de ruimten toegevoegd die in het gebouw noodzakelijk zijn, zoals verkeersruimten en technische ruimten.
Als alle ruimten op de gevraagde netto m2 zijn bepaald, kan door middel van een toeslag het bruto vloeroppervlak BVO worden bepaald. Het zogenoemd Terra oppervlak. In het Terra oppervlak zit onder andere het constructie oppervlak, de sanitaire ruimten et cetera. (zie ook NEN 2580). Het geheel aan m2 BVO wordt ook wel het ruimtelijk PvE genoemd.
Bij het vaststellen van dit ruimtelijk PvE moet bij voorkeur rekening worden gehouden met de toekomstige huisvestingsontwikkeling van de opdrachtgever. Dit om te voorkomen dat het gebouw na oplevering al te krap is. Neem hierbij in gedachte dat een bouwproces vanaf het 1^e initiatief tot en met de oplevering (in gebruik nemen) makkelijk drie tot vijf jaar kan duren.

De ruimtelijke relaties en gebouwlogistiek.
De onderlinge relaties en de posities van de ruimten uit het ruimteprogramma moeten worden bepaald, zodat ook de logistiek goed wordt geregeld. Hiermee wordt de basis gelegd voor een logisch ontwerp. Bij processen of complexe gebouwen zoals een ziekenhuis zijn de onderlinge relaties van ruimten erg belangrijk. Overleg met de gebruikers is van groot belang; zij zijn immers degenen die de processen het beste kennen.
Ruimten kunnen geclusterd worden en als functionele eenheden worden gegroepeerd. Deze clustering heeft direct gevolgen voor de opzet van het ontwerp en beïnvloedt de gebouwinfrastructuur, maar is ook bepalend voor de exploitatie van het gebouw. Een logistiek slecht gebouw wekt alleen maar ergernis bij de gebruikers en druk te zwaar op de exploitatiekosten omdat er meer personeel of energie nodig is.
De activiteiten die in de verschillende ruimten plaatsvinden, worden beschreven om de ontwerpende adviseurs te laten weten hoe een ruimte wordt gebruikt.

De afwerkingen en voorzieningen.
Per ruimte of per cluster dienen het afwerkingsniveau en de gewenste voorzieningen te worden bepaald. Dat kan ook per te huisvesten activiteit worden beschreven. Indien bijvoorbeeld wordt gevraagd om een enkele ruimten waarin een verschillend aantal werkplekken is ondergebracht, dan is het eenvoudiger om per werkplek vast te leggen welke voorzieningen noodzakelijk zijn. RKOB bouwmanagement vult dit in door middel van het ruimtenboek . In het ruimtenboek wordt zoveel mogelijk per ruimte beschreven wat de afwerkingseisen zijn van de betreffende ruimte.

Vastleggen van de gevraagde technische eisen.
Nu de ruimten uitvoerig zijn beschreven, is het tijd om de technische eisen vast te stellen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen eisen die voor het gehele gebouw gelden en eisen die voor specifieke ruimten gelden.
Het Bouwbesluit stelt bijvoorbeeld minimumeisen voor belastingen waarmee rekening gehouden dient te worden, maar het is goed mogelijk dat de opdrachtgevers eigen (werk) processen zelf zwaardere eisen stellen.

Rekening houden met de Wettelijke eisen.
Het bouwbesluit is reeds genoemd als een wettelijk kader. Het ontwerp dient aan nog veel meer regelgeving te voldoen zoals het bestemmingsplan en de plaatselijke bouwverordening.
Maar denk hierbij ook aan het mogelijk moeten voldoen aan b.v. de monumentwet 1988 et cetera. Deze regelgeving is ook aan verandering onderhevig. Het gebruik van een oud standaard PvE leidt dan ook vaak tot het opleggen van verouderde en dus verkeerde eisen aan de adviseurs met alle mogelijke negatieve ontwerpconsequenties vandien.

Rekening houden met Normen en voorschriften.
NEN-normen zijn eigenlijk minimumeisen. Ervaring en knowhow van de opsteller van het PvE met en van vigerende regelgeving zijn onontbeerlijk voor het opstellen van een goed PvE.

Specifieke onderdelen.
Voor enkele onderdelen van een gebouw is het noodzakelijk om een separaat nader aanvullend PvE op te stellen. Soms moet dit voor specialistische onderdelen, zoals de brandmeld-, de beveiligings- of de sprinklerinstallatie. Dit soort specialistische PvE-s wordt pas op detail ingevuld indien de uitvoerend partij van deze installaties is gecontracteerd, veelal wordt dit daarna door gecertificeerde bedrijven opgesteld. De borging zit in het feit dat een dergelijk PvE dient te worden goedgekeurd door de brandweer wat een verantwoordelijkheid is van de opdrachtnemer.
Ook wordt vaak bij de bouw van een bijvoorbeeld een theater of een parkeergarage een apart PvE geschreven voor respectievelijk de toneel technische installatie of de parkeerinstallatie. De eisen die hierin staan zijn te specifiek en belasten het generale PvE.
Deze PvE-eisen dienen uiteraard wel integraal afgestemd te worden met de betrokken adviseurs.

Waaraan moet het Programma van Eisen voldoen.

De letters van SMART staan voor:

Specifiek – Is de eis eenduidig?
Meetbaar – Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
Acceptabel – Is de eis acceptabel voor de doelgroep en/of het management?
Realistisch – Is de eis haalbaar?
Tijdgebonden – Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

De eisen in het PvE moeten ook daadwerkelijk als SMART doelen zijn geformuleerd. Vaak worden in een PvE formuleringen aangetroffen als:
‘gebruik zoveel mogelijk …’
‘getracht dient te worden …’
‘beperk het aantal …’
‘de toepassing van … dient onderzocht te worden’
Deze formuleringen bevatten geen eisen en zijn ook niet SMART . Dergelijke formuleringen moeten daarom tot een minimum worden beperkt. Het PvE moet dus een objectief SMART instrument zijn.

De eisen exact vastleggen of als een prestatie.
Er zijn twee manieren om eisen te stellen. Eisen kunnen exact worden gegeven of als prestatie-eisen worden geformuleerd. In het eerste geval wordt bijvoorbeeld een kantoorruimte van 16 m2 gevraagd. Omdat een kantoorruimte ten minste een deur en een raam en wat installatie technische voorzieningen moet bevatten, zullen aanvullende eisen gesteld moeten worden om een bruikbare ruimte te krijgen. Bij een ongelukkige positie van ramen en deuren en eventueel nog een dragende kolom kan de ruimte onpraktisch worden.
Een prestatie-eis zou in dat geval zijn dat er minimaal 2 volledige werkplekken in ondergebracht moeten worden. Door het stellen van deze prestatie-eis geeft het de architect in de vormgeving van deze ruimte minder ontwerpvrijheid. Dit omdat het gebruik van de ruimte nu beschreven wordt. De ontwerper maakt dan bij wijze van spreken geen archiefruimte maar een functionele kantoorruimte.

Haalbaarheid.
Het PvE moet haalbaar zijn in planologische en financiële zin. Om dat vast te stellen, moet het Programma van Eisen worden doorgerekend en moeten de ruimtelijke consequenties in kaart worden gebracht. De functie en de omvang van het gebouw dienen te passen binnen de planologische kaders van het bestemmingsplan. Bij geringe afwijkingen moet een artikel 19 procedure worden gevolgd. Aan de hand van het Programma van Eisen kan vroegtijdig een inschatting worden gemaakt van planologische obstakels.
Het Programma van Eisen wordt ook doorgerekend op bouwkosten om na te gaan of het eisenpakket past binnen de gestelde investeringsraming.

Gedetailleerdheid.
Indien de ontwerper dagelijks met de opdrachtgever zou overleggen, is het misschien mogelijk om het droomontwerp te krijgen zonder vooraf een Programma van Eisen op te stellen. Er zijn echter weinig opdrachtgevers die hiervoor de tijd hebben en ook de ontwerpers willen niet constant op hun handen gekeken worden.
De mate van diepgang, volledigheid en eenduidigheid van de eisen dient groter te zijn naar mate de invloed van de opdrachtgever op het ontwerpproces afneemt. Bij een traditioneel ontwerpproces, waarbij regelmatig overleg met de ontwerper plaatsvindt, is tussentijdse bijsturing van het ontwerp nog mogelijk.
Bij contractvormen waarbij de invloed van de opdrachtgever afneemt, zoals bij veelal geïntegreerde contractvormen, is het eenduidig en compleet vastleggen van de eisen een kritische succesfactor. Bijsturing tijdens de ontwerpfase is vaak binnen de Grotik kaders niet haalbaar.

Specifieke PvE aandachtspunten.
Hieronder worden een aantal RKOB praktijkervaringen genoemd waarbij wij u ook kunnen adviseren hoe u met deze aandachtspunten kunt omgaan;

Uitgangspunten waarover onvoldoende is nagedacht of die niet zijn begrepen worden tijdens het ontwerpproces weer ter discussie gesteld.
Een PvE opstellen waarin alle gebruikers (tegenstrijdige) inspraak hebben, leidt tot teveel compromissen of halfbakken eisen. Het ontwerpproces op zich bestaat vaak uit het vormgeven van compromissen. Dan mag een PvE geen compromissendocument zijn.
Niet uitgekristalliseerde uitgangspunten van de opdrachtgever resulteren in onduidelijke eisen waar ontwerpers op vastlopen dan wel leidt tot ongewenste oplossingen.
Het ambitieniveau is niet in overeenstemming met het budget, wat leidt tot een ontwerp dat financieel onhaalbaar is met als mogelijk gevolg veel onnodige herstel advieskosten.
Het PvE geeft onvoldoende inzicht in prioriteiten, achtergronden en samenhang van uitgangspunten, waardoor ontwerpers niet weten waar zij aan toe zijn.

Bij het opstellen van een PvE moeten keuzen worden gemaakt. Soms hebben deze keuzen verstrekkende consequenties voor het functioneren van een organisatie. Er dient dus eerst consensus te zijn over het functioneren van de organisatie in de toekomst. Discussies hierover moeten direct worden opgepakt, om te voorkomen dat ze later leiden tot bijstelling of teleurstelling. Daarbij moet men zich realiseren dat er tussen het opstellen van het PvE en de ingebruikname van het ontwerp al snel een periode van vijf jaar zit. De gebruikers die meewerken aan het totstand komen van het PvE zijn tegen de tijd dat het bouwwerk ingebruik wordt genomen vaak al van positie / functie veranderd.

Over de inhoud van het PvE bestaan veel misverstanden, die eenvoudig kunnen worden opgehelderd door de volgende stellingen:

- Wat de opdrachtgever zelf niet begrijpt, hoort ook niet in een PvE thuis.

beter een witte vlek dan een niet gedragen uitgangspunt: vraag een oplossing aan de RKOB projectmanager.
Het PVE moet niet geschreven worden op een individu maar op het huisvesten en functioneren van het collectief.
Het PvE mag vragen van ontwerpende adviseurs oproepen.

De ontwerpende adviseur(s ) moet(en) een huisvestingsprobleem oplossen en niet een intern organisatieprobleem.

Het vervolgtraject.
Op deze pagina Onze diensten: Opstellen van het Programma van Eisen hebben wij u laten zien waarom het voor u belangrijk kan zijn om voldoende de tijd te nemen om het PvE van uw bouwproject zorgvuldig, volledig en eenduidig op te stellen. Hoe dit PvE vervolgens in de aanpalende ontwerpfasen uitkristalliseert tot een volledig (technisch) ontwerp vertellen wij u graag bij Onze diensten: bouwmanagement in de ontwerpfasen.